Avant le module graphiques : deux tableaux fictifs dont vous saurez dire ce qu'ils montrent

Le tableau qui ne dit rien en réunion

Il existe dans presque tous les services un tableau que l'on projette en réunion, que l'on fait défiler, et que l'on finit par commenter à l'oral parce que l'écran ne montre rien de clair. Les chiffres sont justes et les calculs tiennent, mais aucune question précise n'a été attachée au tableau avant de l'afficher.

Le module 2 du programme Excel porte sur la création et la personnalisation de graphiques. Pour l'aborder préparé, l'exercice proposé ici se fait sur un jeu de données entièrement fictif que vous saisissez vous-même : deux petits tableaux d'une vingtaine de lignes, sans aucune information confidentielle ni donnée personnelle. L'enjeu n'est pas de produire un beau graphique, mais de s'entraîner à l'étape qui coince : décider ce que l'on veut montrer.

Méthode : la fiche d'intention en quatre lignes

Pour chacun des deux tableaux fictifs, écrivez quatre lignes, au-dessus du tableau ou dans un document à part. C'est cette fiche d'intention, et non le volume de données, qui donne sa matière à l'exercice.

Ligne 1, la question : une phrase décrivant ce que le lecteur doit comprendre, par exemple « les retards de livraison se concentrent-ils sur certains fournisseurs ? ». Si la phrase relie deux questions par un « et », coupez-la : vous aurez deux graphiques. Ligne 2, la nature de la comparaison. Ligne 3, les deux ou trois colonnes strictement nécessaires, les autres sortant du périmètre. Ligne 4, l'obstacle : ce qui empêche de répondre tel quel, par exemple « les mois sont en colonnes et les services en lignes » ou « il y a une ligne de total au milieu ».

• Un tableau avec une dimension temporelle (dates, mois, semaines).
• Un tableau de répartition par catégorie (services, fournisseurs, motifs, statuts).
• Pour chacun : question, nature de la comparaison, colonnes utiles, obstacle.

Quelle question appelle quelle famille de graphique

Le choix du type de graphique découle de la question, et la structure du tableau conditionne ce qui est possible. La documentation Microsoft précise qu'un graphique en secteurs utilise une seule série de valeurs, organisée en une colonne ou une ligne accompagnée d'étiquettes, et qu'un nuage de points attend les valeurs x dans la première colonne et les valeurs y dans la suivante. Barres et courbes, elles, acceptent plusieurs séries disposées en colonnes ou en lignes.

Le tableau ci-dessous sert de grille de tri pour vos deux fiches d'intention. Il ne remplace pas le travail sur les titres, légendes et axes abordé en séance, mais il évite de partir sur une structure incompatible.

Mise en situation fictive : les deux tableaux d'un atelier imaginaire

L'exemple suivant est entièrement fictif et sert de modèle de préparation. Dans un atelier imaginaire, Responsable A saisit deux tableaux pour s'entraîner. Premier tableau : un suivi d'arrêts machine avec une colonne Date, une colonne Machine et une colonne Durée en minutes, vingt lignes inventées. Fiche d'intention : question, « les arrêts s'allongent-ils d'un mois sur l'autre ? » ; nature, évolution dans le temps ; colonnes utiles, Date et Durée ; obstacle, « une ligne par arrêt, pas une ligne par mois ». L'obstacle annonce un regroupement à faire avant de tracer une courbe.

Second tableau : un récapitulatif avec une colonne Motif et six colonnes mensuelles. Question, « quels motifs dominent ? » ; nature, comparaison entre catégories ; obstacle, « le graphique en secteurs affiche n'importe quoi ». Le diagnostic se lit dans la grille précédente : six colonnes de valeurs, donc six séries, alors qu'un graphique en secteurs n'en accepte qu'une. Il faut soit ajouter une colonne de cumul, soit passer à un histogramme.

Les erreurs fréquentes au moment de préparer ses tableaux

Les situations ci-dessous concernent la structure du tableau plutôt que le graphique lui-même. Relisez vos deux tableaux fictifs à la recherche de ces cas avant la séance ; chacun se corrige en quelques minutes.