Excel : construire un tableau de suivi des demandes, étape par étape

Commencer par la décision à prendre

Avant de choisir une couleur ou une formule, écrivez ce que votre tableau doit vous permettre de décider. Pour cet exercice, la question est simple : quelles demandes restent à traiter et qui doit s’en occuper ? Le résultat attendu est une liste claire, que vous pouvez expliquer à une autre personne.

Le jeu de données ci-dessous est fictif. Il permet de travailler sans utiliser de dossier client ou de coordonnées réelles. Vous pourrez ensuite reprendre la structure avec les données que votre organisation vous autorise à manipuler.

Organiser une ligne par demande

Chaque ligne décrit une demande et chaque colonne répond à une même question. Utilisez une référence pour distinguer les demandes, une date de réception, un responsable et un statut. Conservez les mêmes libellés de statut pour éviter de traiter « En cours » et « en-cours » comme deux catégories différentes.

Créer un tableau et vérifier ses en-têtes

Dans Excel, sélectionnez vos données puis utilisez la commande de mise sous forme de tableau. Vérifiez que la plage correspond à vos lignes et indiquez que la première ligne contient les en-têtes. Le nom et la position de la commande peuvent varier selon votre version ; la documentation Microsoft citée en fin d’article détaille les parcours.

Ajoutez ensuite une nouvelle demande sous les lignes de votre exercice. Observez le comportement du tableau et vérifiez que cette ligne est bien incluse dans votre zone de travail. Cette vérification est plus utile que la seule apparence du fichier.

Filtrer pour retrouver les demandes ouvertes

Le filtre permet de masquer temporairement les lignes qui ne correspondent pas au critère choisi. Il ne supprime pas les demandes. Dans la colonne Statut, affichez uniquement « À traiter » : deux lignes de notre exemple doivent rester visibles.

Ajoutez un filtre sur le responsable Camille. Il ne doit rester que D-001. Retirez ensuite les filtres pour retrouver les quatre demandes. Savoir revenir à la vue complète fait partie de l’exercice.

• Vérifier le nombre de lignes visibles après chaque filtre.
• Repérer la colonne sur laquelle un filtre reste actif.
• Rétablir la vue complète avant de transmettre le fichier.

Repérer ce qui mérite d’être travaillé en formation

Si la saisie, les en-têtes et les filtres vous demandent encore beaucoup d’essais, consolidez ces bases avant de multiplier les formules. Si vous réalisez déjà cet exercice facilement, préparez une autre question : comment représenter l’activité avec un graphique ou synthétiser plusieurs catégories ?

Le parcours Excel présenté par CEEMFI aborde notamment les tableaux, la mise en forme, les graphiques et la préparation des classeurs. Pour préparer votre échange, notez une tâche que vous maîtrisez, une difficulté précise et le résultat que vous souhaitez obtenir. Vous pourrez confronter ce besoin au programme plutôt que choisir votre parcours uniquement à partir d’une durée.